POLITYKA INFORMACYJNA DLA KONTRAHENTÓW ORAZ OSÓB REPREZENTUJĄCYCH KONTRAHENTÓW OTCF S.A.
- Administratorem danych osobowych osób występujących w roli:
- kontrahentów będących stronami zawieranych umów z OTCF S.A. (osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego),
- osób reprezentujących kontrahentów instytucjonalnych,
- osób wskazanych przez kontrahentów do kontaktu oraz do realizacji przedmiotu umów (np. zespoły projektowe) realizowanych z OTCF S.A.
jest OTCF S.A. z siedzibą w Krakowie, ul. Saska 25C, 30-720 Kraków (dalej jako „Spółka”). - Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych. W tym celu możliwy jest kontakt drogą elektroniczną na adres iod@otcf.pl, a także pocztą tradycyjną na adres siedziby Spółki.
- Dane osobowe osób wskazanych w pkt. 1 w zależności roli przez nie pełnionej mogą być przetwarzane w następujących celach oraz na poniższych podstawach prawnych:
- zawarcia i realizacji przedmiotu umowy (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- zapewnienia objęcia ubezpieczeniem przedmiotu realizowanej umowy, w tym w szczególności towarów nabywanych na jej mocy oraz należności handlowych wynikających z tej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- prowadzenia korespondencji, w tym bieżącej komunikacji związanej z zawarciem i realizacją przedmiotu umowy (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- awizacji gości w obszarach biurowych, a także kierowców w centrach magazynowych Spółki w celach organizacyjnych i zapewnienia bezpieczeństwa ruchu osobowego lub towarowego w obiektach Spółki, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- rozpatrywania reklamacji związanych z zawartymi umowami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- rozpatrywania i dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, a także w celach realizacji pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- prowadzenia analiz statystycznych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- realizacji wymagań prawnych w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych, w szczególności określonych przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT), ustawy z dnia z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Spółce, co stanowi jej prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego, co stanowi jej prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną – jeśli konkretna osoba wyraziła odrębną zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
- komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących - jeśli konkretna osoba wyraziła odrębną zgodę na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany numer telefonu (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
- Dane osobowe mogą być ujawniane do następujących podmiotów:
- podmiotów wspierających Spółkę w zakresie obsługi technicznej i informatycznej (w tym dostarczenia, wdrażania oraz serwisu oprogramowania i serwisu sprzętu informatycznego, usług hostingu i tym podobnych),
- kancelarii prawnych obsługujących Spółkę, a także podmiotów świadczących usługi windykacyjne,
- podmiotów konsultingowych, audytowych i doradczych - w zakresie realizowanych przez te podmioty usług na rzecz Spółki,
- brokerów ubezpieczeniowych świadczących obsługę na rzecz Spółki oraz zakładów ubezpieczeń – w związku z objęciem ubezpieczeniem przedmiotu realizowanej umowy z kontrahentem, w tym w szczególności towarów nabywanych na jej mocy oraz należności handlowych wynikających z tej umowy,
- podmiotów powiązanych kapitałowo lub osobowo ze Spółką,
- przedsiębiorców prowadzących sklepy stacjonarne pod markami Spółki.
- W przypadku pozyskiwania danych osobowych przez Spółkę niebezpośrednio od osób, które one dotyczą informujemy, że dane te są pozyskiwane od pracodawców lub podmiotów, które osoby te reprezentują w relacjach ze Spółką. Zakres pozyskiwanych danych osobowych w takim wypadku może obejmować: imię, nazwisko, stanowisko pracy, nazwa reprezentowanej organizacji, siedziba organizacji, służbowy numer telefonu, służbowy adres e-mail oraz ewentualnie inne dane, w tym związane z potrzebą identyfikacji konkretnej osoby fizycznej (np. numer dokumentu tożsamości).
- Dane osobowe mogą być przekazywane przez Spółkę poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W takim wypadku Spółka zagwarantuje wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi będą (w zależności od przypadku): i) przekazanie danych do podmiotu zlokalizowanego w państwie trzecim, w stosunku do którego została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z wymaganiami art. 45 RODO, ii) przekazanie danych realizowane na podstawie zawartej z podmiotem trzecim umowy o transfer danych opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, iii) przekazanie danych realizowane w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych, o których mowa w art. 47 RODO. Osobie, której dane są przekazywane w powyżej wskazanym przypadku przysługuje prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń. Więcej informacji dotyczących stosowanych przez Spółkę środków bezpieczeństwa związanych z przekazywaniem danych poza obszar EOG można uzyskać kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych wyznaczonym przez Spółkę.
- Dane osobowe będą przechowywane przez Spółkę przez okres realizacji zawartych umów i do czasu ich prawidłowego rozliczenia, a ponadto:
- do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umów wskazanych powyżej,
- przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń, w związku z zawartymi umowami, o których mowa wyżej,
- przez czas wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności w zakresie regulacji podatkowych i rachunkowych, np. obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji zgodnie z wymaganiami art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- przez okres niezbędny do udokumentowania przez Spółkę przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
- w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – przez okres nie dłuższy niż 3 lata od pozyskania danych,
- w celach marketingu bezpośredniego - do czasu złożenia sprzeciwu na przetwarzanie danych lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
- w celu przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną – do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
- w celu komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących - do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych.
- Spółka zapewnia prawo skorzystania z uprawnień przewidzianych na gruncie RODO, tj. prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawa ich sprostowania, usunięcia lub żądania ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, a także prawa wniesienia sprzeciwu na ich przetwarzanie, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO.
- W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Spółkę w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których była mowa powyżej), informujemy o przysługującym prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją, a ponadto o przysługującym prawie wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie w przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.
- W przypadkach przetwarzania danych osobowych na podstawie udzielonej zgody informujemy o prawie wycofania zgody w każdym czasie bez podania przyczyny, co nie będzie jednak miało wpływu na zgodność przetwarzania danych, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.
- Informujemy o prawie wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie danych osobowych w celach:
- realizacji przedmiotu umowy jest warunkiem zawarcia umowy, a niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości jej zawarcia lub brakiem możliwości należytego jej wykonania,
- rozpatrywania reklamacji, dochodzenia ewentualnych roszczeń jest niezbędne celem prawidłowego rozpatrzenia przez Spółkę ewentualnej reklamacji lub dochodzenia roszczeń,
- w celach wynikających z przepisów prawa jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych przepisów prawa,
- w pozostałych przypadkach jest dobrowolne.
